La Cahute

Documentation de « la cahute »

Table des matières

  • Version 1 (2021-05-01) : Première version
  • Version 2 (2021-07-17) : Installation + Projet
  • Version 3 (2021-09-27) : Lien vers le site officiel de la cahute

Présentation

La cahute est un petit logiciel qui souhaite être le compagnon idéal pour gérer les petites associations, notamment estudiantines. Il a été d’abord été développé pour l’association L’Arrosoir Pau, une association paloise pour un jardin partagé universitaire. Ainsi, il correspond aux besoins de l’association. Au départ, 2019, La cahute était un ensemble de scripts ayant pour principal objectif d’être un formulaire pour récupérer les adhésions. Le logiciel a été ensuite entièrement redéveloppé au printemps 2020 pour pouvoir être pleinement fonctionnel.

Ce logiciel devait répondre à un cahier des charges simple, mais suffisamment précis pour répondre aux besoins de l’association :

  • Permettre de récupérer facilement l’adhésion des membres ;
  • Permettre une visualisation claire et à jour des membres au sein de l’association, notamment la liste des membres à jour ou non de leur cotisation ;
  • Permettre une comptabilité claire et ergonomique ;
  • Permettre une interconnexion avec le logiciel Nextcloud.

Au fur et à mesure, de nouvelles fonctionnalités se sont rajoutées, afin de répondre aux besoins de l’association :

  • La possibilité de générer des factures. En pratique il est généré un fichier facilement modifiable avec un logiciel de traitement de texte ;
  • La possibilité d’envoyer des infolettres ;
  • La possibilité de contacter facilement les membres ;
  • La création d’un formulaire de contact ;
  • etc.

La liste est longue, et le développement du logiciel est itératif : il s’améliore au fur et à mesure qu’il est utilisé par les membres de l’association, pour le rendre le plus simple possible. De par son développement continu, il est encore et toujours en bêta… Attention, peinture fraîche et bugs à venir.

Dernière fonctionnalité en date, et actuellement développement, c’est la possibilité d’avoir plusieurs « instances » la cahute sur le même serveur : ainsi, on pourra mutualiser entre associations ce service.

Vocabulaire et paradigmes

Voici quelques termes utilisés au sein de la cahute, qu’il peut être intéressant de définir pour comprendre le logiciel :

  • Cotisation : La cotisation est une somme d’argent que renverse annuellement un membre pour être adhérent à l’association. Il faut que la cotisation soit à jour pour que l’adhésion soit effective ;
  • Don: un don est ce que donne un membre, que cela soit monétaire ou en nature (des graines, etc.).
  • Opération : Tous les mouvements d’argent, ce qu’on paye (assurance, etc.) et ce qu’on gagne (subventions, etc.).
  • Valorisation du Bénévolat : voir cette brochure pour l’intérêt de cette démarche. L’objectif est de valoriser les flux non financiers au sein d’une association, pratique pour « quantifier » l’implication des membres au sein de l’association ;
  • Crédit/Recette : une entrée d’argent ;
  • Débit/Dépense : Une sortie d’argent ;
  • Projet : une ligne budgétaire

Et concrètement, comment on fait… ?

Installation

  • Dezipper le fichier
  • composer install
  • Envoyer par FTP
  • aller dans /do-install
  • Faire un cron sur /api-cron

Gestion des membres

Ajouter un adhérent

Deux moyens :

Soit le membre s’inscrit via le formulaire public

Soit on peut l’ajouter manuellement : il faut aller sur la fenêtre « Liste des membres » puis « Ajouter un adhérent ».

Il suffit ensuite de remplir le formulaire.

Ajouter une cotisation à un membre

Plusieurs moyens d’arriver à la fenêtre de cotisations :

  • Il faut aller sur la fenêtre « liste des membres ». À partir de là, on peut cliquer sur « À renouveler » ou « N’a jamais cotisé » ;
  • Il faut aller sur la fenêtre « liste des membres », cliquer sur un nom de membres, puis sur le bouton « + », « Ajouter une cotisation »
  • Aller dans « Gestion financière », « Comptabilité », bouton « + », « Ajouter une cotisation »

Une fois à la fenêtre, on peut :

  • Choisir le membre auquel rajouter une cotisation ;
  • Le montant de la cotisation (pratique quand on est en prix libre) ;
  • Le moyen de paiement ;
  • La date de paiement ;
  • La date de fin de cotisation, par défaut à la fin de l’année scolaire ;

Ajouter un don ou un bénévolat à un membre

Soit via la page d’un membre soit via la comptabilité. Il faut cliquer sur le « + » et choisir l’opération que l’on souhaite.

Exporter une liste des membres dans un tableur ou en Vcard

Pour le tableur : Dans la fenêtre « Liste des adhérents », onglet « Tableau des membres », cliquer sur le bouton « Exporter en CSV »

Pour le Vcard : Dans la fenêtre « Liste des adhérents », onglet « Tableau des membres », cliquer sur le bouton « Exporter en VCard »

Avoir des éléments statistiques sur les membres

Dans la fenêtre « Liste des adhérents », onglet « Statistiques »

Ajouter et supprimer un membre à Nextcloud

Pour ajouter :

  • Soit sur la page d’un membre et cliquer sur « Ajouter au Nextcloud »
  • Soit dans la fenêtre « Gestion nextcloud » et cliquer sur « Créer un compte Nextcloud ».

Il se peut que cela prenne du temps ou que ça bug, le problème venant de Nextcloud… Ne pas hésiter à supprimer/Créer le compte jusqu’à que ça marche.

Pour supprimer :

Fenêtre « Gestion Nextcloud », bouton « Supprimer le compte Nextcloud ».

Contacter tout ou une partie des membres

Fenêtre « Contacter les membres ». Choisir le groupe et écrire le texte. Il n’est pas possible de mettre des pièces jointes, il faudra donner un lien. Mais l’avantage, c’est que les courriels seront plus légers, donc moins d’impact carbone.

Envoyer une Newsletter

Fenêtre « Envoyer une Newsletter ».

L’onglet « Inscrits » permet de voir les membres inscrits. L’onglet « Archives » de voir les anciennes Newsletters.

Gestion financière

Ajouter une opération

Fenêtre « Comptabilité », bouton « + », « Ajouter une opération ».

  • Date : la date de l’opération
  • Crédit/Débit : permets de dire si on gagne ou perd de l’argent.
  • Valeur : on indique le montant. On peut mettre un « - » pour indiquer une dépense.
  • Moyen de paiement : par quel moyen cela a été fait ?
  • Facture : le lien vers l’éventuelle facture.
  • Projet : à quel projet, ligne budgétaire cela est associé ? Pratique pour la synthèse, afin de voir une vue globale.
  • Notes : quelques notes en mémo

Filtrer dans une période

Fenêtre comptabilité, bouton « Choisir une période »

Exporter dans un tableur

Dans la fenêtre « Comptabilité », cliquer sur le bouton « Exporter en CSV »

Créer un fichier de facturation

Dans le menu : « Gestion financière » → Facturation. Il sera généré un fichier .odt qu’il faudra modifier.

Attention, rien n’est rentré dans la comptabilité, c’est juste une aide qui préremplit avec les informations nécessaires !

Configurer correctement La Cahute

Il faut aller dans « Compléments » puis « Configuration »

  • Informations Associations : les informations « administratives » de l’association : son nom, son courriel, adresse, SIRET, Iban et Bic…
  • Configurer la cahute : configuration du logiciel, notamment le mot de passe
  • Catégories : les différentes catégories pour le site : moyens de paiement, type de membres, les projets, le bénévolat valorisé, etc.
  • Courriels automatiques : les courriels envoyés automatiquement. Le texte entre « %% » est le texte de remplacement ;
  • Texte des formulaires : le texte des formulaires publics ;
  • APIs externes : pour configurer Nextcloud et compagnie. Demande des compétences techniques.

Intégrer les formulaires publics

Il suffit d’aller dans formulaire public, cliquer sur son formulaire et on arrive sur la page du formulaire. Il suffit alors de l’intégrer sur son site à l’aide d’un iframe.

Comment contribuer à la cahute ?

Pour cela, plusieurs solutions existent :

  • En remontant les bugs ;
  • En suggérant des fonctionnalités ;
  • En rédigeant la documentation ;
  • En aidant au développement du logiciel ;